Sarana & Prasarana

Salah satu pengelolaan yang penting guna mencapai visi dan misi STIKES Surya Mitra Husada adalah pengelolaan aset prasarana dan sarana STIKES Surya Mitra Husada. Perkembangan lingkungan eksternal dan internal menuntut pengelolaan aset prasarana dan sarana fisik STIKES Surya Mitra Husada dilakukan secara strategis. Pengelolaan sarana dan prasarana secara struktural berada di bawah koordinasi Biro Sarana dan Prasarana (BSP).

Kebijakan Mutu

manajemen sarana dan prasarana berkomitmen untuk secara konsisten menyediakan, memberikan pelayanan penggunaan, pemeliharaan dan keamanan guna memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana untuk mendukung kegiatan akademik. Untuk memenuhi standar mutu dalam penyediaan, pelayanan, pemeliharaan dan keamanan, manajemen sarana dan prasarana berkomitmen untuk melakukan pemantauan, evaluasi, dan peningkatan mutu pelaksanaan yang disyaratkan.

Sasaran Mutu

  1. Rerata waktu yang dibutuhkan untuk pengadaan dengan kondisi ringan maksimal 2 minggu, kondisi sedang maksimal 1 bulan dan kondisi berat maksimal 3 bulan.
  1. Rerata waktu yang dibutuhkan untuk menelusur data inventarisasi maksimal 5 menit.
  1. Persentase kondisi barang siap digunakan sewaktu dibutuhkan minimal 95%.
  1. Rerata tingkat kepuasan pengguna minimal 8 (dalam skala 1 – 10).
  1. Persentase kepesertaan staf dalam program peningkatan kemampuan profesional dan ketrampilan minimal 25% per tahun.

Mekanisme

Proses yang perlu ditempuh dalam pengelolaan prasarana dan sarana (SP) fisik di STIKES SURYA MITRA HUSADA mencakup: pengadaan, inventarisasi, legal audit, penilaian, operasi dan pemeliharaan, pengawasan dan pengendalian, pengalihan, dan kegiatan penghapusan SP.

sarpras1

Prosedur Kegiatan Pengadaan Barang Habis/Rutin

Sistem pengadaan barang rutin adalah sistem yang mengatur pengadaan barang yang dilakukan secara rutin berdasarkan kebutuhan pengusul dari unit kerja meliputi: ATK, kebutuhan barang laboratorium, inventaris, kebutuhan pemeliharaan alat dan sejenisnya. Kebutuhan rutin perlu direncanakan dan diajukan untuk kebutuhan “satu tahun anggaran”. Pengadaan barang rutin dilakukan oleh sebuah unit kerja atau sebuah Panitia Pengadaan (untuk skala tertentu) di bawah Biro Prasarana dan Sarana STIKES SURYA MITRA HUSADA.

Prosedur kegiatan pengadaan barang (Rutin untuk perencanaan 1 tahun anggaran) secara skematik dicerminkan Gambar 5.2 dan lebih rinci dalam Tabel 5.2. Ada pun langkah-langkah umum yang dilalui dalam pengadaan barang rutin sebagai berikut:

  •  
    • Pengiriman surat dari unit kerja tentang kebutuhan barang ATK/Inventaris. Pemrosesan membutuhkan 5 hari kerja pada awal bulan keempat tahun anggaran
    • Perencanaan. Penerimaan surat pengajuan pengadaan barang dari unit pengusul dengan alokasi waktu 20 hari kerja
    • Inventarisasi. Inventarisasi kebutuhan barang oleh bagian perlengkapan membutuhkan waktu 10 hari kerja
    • Kompilasi. Pemilahan barang-barang yang diajukan dari unit pengusul membutuhkan waktu 10 hari kerja
    • Hasil kompilasi diusulkan ke Ketua melalui rapat pembahasan anggaran. Hasil kompilasi yang diusulkan ke Ketua membutuhkan waktu 10 hari kerja
    • Evaluasi dan pematrikan untuk pengadaan tahun anggaran depan. Evaluasi dan pematrikan kebutuhan pengadaan tahun anggaran depan
    • Verifikasi Anggaran. Verifikasi RAB kebutuhan barang dalam Anggaran Tahunan;
    • Proses Pengadaan. Proses pengadaan dilakukan melalui mekanisme Penunjukkan Langsung atau Pelelangan umum yang terbagi per paket kegiatan, dengan per satu kegiatan membutuhkan maksimal 120 hari kerja. Proses pengadaan harus dilakukan melalui metode Pelelangan Umum dengan Prakulaifikasi, Pemilihan Langsung, dan Penunjukkan Langsung yang SOP-nya ditunjukkan sebagaimana dalan poin 5.1.2 dengan skema dicerminkan Gambar 5.3.
    • Penyerapan anggaran melalui mekanisme proses pelelangan. Proses penyerapan anggaran melalui penunjukan langsung, pemilihan langsung dan pelelangan umum awal bulan ketujuh tahun anggaran
    • Penerimaan dan Pendistribusian Barang ke unit kerja.

Prosedur Renovasi

Renovasi adalah upaya memperbaharui, meremajakan atau memperbaiki sebagian gedung atau ruang di lingkungan STIKES SURYA MITRA HUSADA. Gambar 5.21 menunjukkan alur renovasi dengan rincian:

  •  
    • Menginvetarisasi kebutuhan yang disertai proposal
    • Membuat perencanaan renovasi yang disertai oleh anggaran, metode, jadwal, gambar, dan spesifikasi rinci atas pekerjaan yang diusul.
    • Mengonsultasikan rencana renovasi tersebut kepada pihak yang kompeten (staf di dalam atau luar STIKES SURYA MITRA HUSADA) untuk pekerjaan tersebut, kemudian menampung saran-saran yang disampaikannya.
    • Pelaksanaan renovasi yang sesuai dengan anggaran, metode, jadwal, gambar dan spesifikasi yang telah dirancang, sehingga mencapai hasil yang diharapkan